Rekrutacja na studia doktoranckie, chociaż prowadzona przez uczelnie według przyjętych w nich zasad, powinna odpowiadać określonym wymaganiom ustawowym. Zarówno prawo wewnętrzne uczelni dotyczące rekrutacji, jak i praktyka jego stosowania w wielu przypadkach mogą budzić wątpliwości.

W ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym (PSW) uregulowano jedynie kilka kwestii dotyczących postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie. Stwierdzono, że rekrutacja odbywa się w drodze konkursu [art. 196 ust. 2 PSW]. Wskazano organ właściwy do jej przeprowadzenia, którym jest komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej uczelni. Określono, że rozstrzygnięcie o przyjęciu kandydatów zapada w formie decyzji [art. 196 ust. 3 PSW]. Uregulowano tryb odwoławczy, wskazując, że od powyższej decyzji w terminie czternastu dni od jej doręczenia służy odwołanie do rektora, a decyzja rektora jest ostateczna [art. 196 ust. 4 PSW]. Stwierdzono również, że wyniki postępowania rekrutacyjnego są jawne [art. 196 ust. 5 PSW].

Aby możliwe było przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego, powyższe przepisy, dotyczące jedynie wybranych jego aspektów, wymagają uzupełnienia. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na zawarty w Prawie o szkolnictwie wyższym nakaz odpowiedniego stosowania innych ustaw. Na podstawie odesłania zamieszczonego w art. 207 ust. 1 PSW do decyzji komisji rekrutacyjnej i rektora stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisy o zaskarżaniu decyzji do sądu administracyjnego. Oznacza to, że ostateczna decyzja rektora podlega kontroli sądowej z punktu widzenia kryterium zgodności z prawem, dokonywanej przez wojewódzki sąd administracyjny. Jego orzeczenie może być z kolei zaskarżone do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Zgodnie z art. 196 ust. 2 PSW warunki i tryb rekrutacji na studia doktoranckie określa senat uczelni w uchwale podawanej do publicznej wiadomości nie później niż do 30 kwietnia roku kalendarzowego, w którym rozpoczyna się rok akademicki, którego uchwała dotyczy. Treść powyższej uchwały ani zawarte w niej regulacje dotyczące rekrutacji nie zostały w ustawie doprecyzowane. Uczelni przysługuje w tym zakresie autonomia, oznaczająca możliwość kształtowania sytuacji prawnej, w tym przypadku reguł rekrutacji na studia doktoranckie, według uznania, w granicach wyznaczonych ramami ustawowymi. Poza przywołanymi regulacjami art. 196 PSW granice te są określone również przez gwarancje procesowe obowiązujące w postępowaniu administracyjnym. Uczelnia, regulując rekrutację na studia doktoranckie, nie ma zatem pełnej swobody, ale nie ma również obowiązku stosowania wszystkich przepisów kodeksu postępowania administracyjnego. Musi jedynie zapewnić przestrzeganie podstawowych zasad tej procedury niezbędnych do załatwienia sprawy i zagwarantowania ustawowych uprawnień strony [wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 października 2011 r., sygn. akt I OSK 1304/11; nadal aktualny pomimo zmiany stanu prawnego wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 8 listopada 2000 r., sygn. akt I SK 18/99]. Znaczenie będą miały przede wszystkim normy wyrażone w przepisach rozdziału drugiego Kodeksu postępowania administracyjnego, w których wyrażono ogólne zasady tego postępowania.

Ma to istotne znaczenie dla kandydata, który uzyskał decyzję odmowną i chciałby ją zaskarżyć, wskazując, że doszło do określonych uchybień proceduralnych. Nawet w przypadku, gdy naruszono jednoznacznie brzmiący przepis Kodeksu postępowania administracyjnego, odwołanie lub skarga do sądu mogą okazać się nieskuteczne.

Ponadto nakaz odpowiedniego stosowania przepisów procedury administracyjnej sprawia, że precyzyjne określenie wymagań, jakim powinno odpowiadać postępowanie rekrutacyjne na studia doktoranckie, może wywoływać wątpliwości. W wielu przypadkach nie będzie jednoznaczne, czy określone rozwiązanie mieści się w granicach przyznanej uczelni autonomii. Ogólny charakter zasad postępowania administracyjnego, które były precyzowane w olbrzymiej liczbie orzeczeń sądowych i wypowiedzi przedstawicieli nauki, powoduje, że w odniesieniu do praktycznych problemów trudno o kategoryczne rozstrzygnięcia. W dalszej części opracowania zostaną wskazane przyjmowane w praktyce rozwiązania, które z powyższego punktu widzenia mogą wywoływać wątpliwości.

Konkursowy tryb rekrutacji

Samo pojęcie „konkursu” nie zostało w ustawie zdefiniowanie, wobec czego – na podstawie ogólnych reguł wykładni prawa – należy je interpretować zgodnie z przyjętym powszechnie znaczeniem. Biorąc pod uwagę, w jaki sposób używane jest pojęcie „konkursu”, należy przyjąć, że jest to postępowanie, w którym może wziąć udział każda osoba zgłaszająca swój udział. Następnie kandydaci są oceniani z punktu widzenia pewnych z góry wiadomych kryteriów, a rekrutację pozytywnie przechodzą ci spośród nich, którzy uzyskali najlepsze wyniki.

Wymaganie konkursowego trybu postępowania jedynie w niewielkim stopniu ogranicza uczelnię prowadzącą rekrutację. Z pewnością niedopuszczalne jest wprowadzenie trybu ofertowego, w którym przyjęcie na studia następuje w wyniku propozycji skierowanej do indywidualnie określonej osoby albo większej ich liczby, a następnie akceptacji tej oferty.

Z pojęcia „konkursu” wyprowadzić można też wymaganie, aby warunki rekrutacji były jednakowe dla wszystkich kandydatów. Z tego punktu widzenia wątpliwości budzić może stosowane na niektórych uczelniach przyjmowanie niektórych osób bez postępowania konkursowego, np. ze  względu na zwycięstwo w konkursie na najlepszą pracę magisterską z danej dziedziny, organizowanym poza uczelnią, w oderwaniu od samej rekrutacji. W przypadku przyjęcia takiej osoby bez jej udziału w postępowaniu rekrutacyjnym kandydat, który uzyskał najlepszy wynik wśród osób, których nie przyjęto, może podnosić w odwołaniu od decyzji odmownej, że osiągnął w postępowaniu konkursowym lepsze wyniki od jednego z przyjętych kandydatów, który nie powinien otrzymać żadnych punktów, bo w konkursie nie startował. Jeżeli zatem uczelnia dąży do tego, aby studia doktoranckie podejmowały osoby o określonych osiągnięciach, należałoby te osiągnięcia uwzględnić wśród okoliczności ocenianych w postępowaniu rekrutacyjnym, nadając im odpowiednią wagę punktową.

Znacznie częściej niż w przypadku osiągnięć gwarantujących pozytywny wynik w procesie rekrutacji spotkać można wymagania, których spełnienie jest konieczne, aby w ogóle móc starać się o uzyskanie wyniku pozytywnego. W orzecznictwie sądów administracyjnych przyjmuje się, że określanie przez uczelnię takich przesłanek jest dopuszczalne [wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 17 listopada 2009 r., sygn. akt III SA/Lu 444/09]. Z całą pewnością nie mogą być one jednak dowolne. W szczególności nie mogą mieć charakteru dyskryminującego. W powołanym orzeczeniu za dopuszczalne uznano ustanowienie minimalnego progu średniej ocen wymaganej od kandydatów. Kwestią, której sąd nie rozważał, a która ma istotne znaczenie, jest zróżnicowany program studiów na poszczególnych uczelniach, a nawet pewne różnice w stawianych wymaganiach, przekładające się na możliwość uzyskania wymaganych wyników w nauce. O ile kryterium średniej ocen na dyplomie jest bardzo proste do weryfikacji, o tyle nie umożliwia rzetelnego porównania kandydatów, którzy studia ukończyli na różnych uczelniach.

Drugim najczęściej spotykanym wymaganiem, którego niespełnienie wyklucza możliwość przyjęcia na studia doktoranckie, jest ukończenie określonego kierunku studiów. Co interesujące, jest ono stawiane w bardzo niekonsekwentny sposób. W pewnych przypadkach osoby, które ukończyły inny kierunek, są wyłączone z rekrutacji. W innych sytuacjach dopuszczalne jest ukończenie innego kierunku, dowolnego lub określonego, ale pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymagań. Często kandydaci będący absolwentami innych kierunków mają obowiązek uzupełnienia różnicy programowej już na studiach doktoranckich, przy czym zakres tego obowiązku może być bardzo szeroki. Nie sposób odpowiedzieć, gdzie przebiega granica autonomii uczelni w przypadku powyższych rozwiązań. Biorąc pod uwagę charakter studiów doktoranckich, polegających przede wszystkim na pracy naukowej, nie można wykluczyć, że absolwent nawet odległej dyscypliny będzie dobrym kandydatem. Z całą pewnością należy natomiast wyłączyć dopuszczalność formułowania kryteriów nieostrych, w rodzaju pojawiających się nieraz sformułowań o „kierunkach pokrewnych”. Należy przyjąć, że kandydat przed przystąpieniem do rekrutacji powinien móc ustalić, czy ze względu na swoje wykształcenie może w ogóle ubiegać się o przyjęcie.

Komisja jako organ właściwy do przeprowadzenia rekrutacji

Postępowanie rekrutacyjne jest prowadzone przez komisję powołaną przez kierownika jednostki organizacyjnej uczelni, czyli w praktyce – przez dziekana. Skład komisji nie został unormowany w ustawie, a zatem w tym zakresie uczelnia może przyjąć własne regulacje w statucie i uchwale rekrutacyjnej. Często zdarza się powoływanie komisji zbyt licznych, co rodzi trudności praktyczne, związane z zapewnieniem udziału w ich pracach wszystkich członków na każdym etapie postępowania.

Komisja rekrutacyjna jest organem kolegialnym, czyli wieloosobowym. Wszystkie osoby powinny brać udział w czynnościach postępowania, obejmujących zarówno dokonanie ewaluacji kandydatów, jak i wydanie decyzji o przyjęciu lub odmowie przyjęcia na studia. Z punktu widzenia rzetelnej oceny osiągnięć poszczególnych osób, które ubiegają się o możliwość podjęcia studiów doktoranckich, istotne jest, aby ocena każdej z nich była dokonywana przez wszystkich członków komisji. W szczególności w przypadku ustnego etapu postępowania, polegającego np. na prezentacji planu badań czy sprawdzeniu wiedzy, nieobecność którejś z egzaminujących osób może być przywoływana jako podstawa odwołania przez kandydatów, którzy uzyskali wynik negatywny.

Komisja powinna wydać decyzję o przyjęciu albo nieprzyjęciu na studia doktoranckie wobec każdego z kandydatów. Ze względu na wspomniany kolegialny charakter tego organu, konieczne jest podpisanie decyzji przez wszystkich jego członków oraz podanie ich imion i nazwisk [wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z 24 marca 2015 r., sygn. akt III SA/Kr 1635/14]. Wydaje się, że wymaganie to można odnieść również do innych dokumentów potwierdzających przebieg postępowania rekrutacyjnego i jego wyniki, w szczególności protokołów i listy rankingowej kandydatów. W celu uniknięcia ewentualnych wątpliwości jednoznaczne wymaganie w powyższym zakresie można zawrzeć w uchwale rekrutacyjnej.

W praktyce mogą wystąpić wątpliwości dotyczące dopuszczalności powołania więcej niż jednej komisji do przeprowadzenia poszczególnych etapów tego samego postępowania rekrutacyjnego, np. do dokonania oceny formalnej kandydatów i rozmowy kwalifikacyjnej. Ustawa nie zawiera w tym zakresie żadnych regulacji. Rozwiązanie takie wywołuje jednak różnorodne trudności. W szczególności pojawia się pytanie, kto powinien podpisać decyzję o przyjęciu albo odmowie przyjęcia na studia. Gdyby przyjąć, że obowiązek ten dotyczy członków wszystkich komisji, można z kolei rozważać, czy decyzja może być podpisana przez osoby, które nie uczestniczyły w jej wydaniu, ponieważ nie brały udziału w rozstrzygnięciu, czy dany kandydat ma zostać przyjęty na studia. Ponadto w przypadku uchylenia powyższej decyzji przez rektora i przekazaniu sprawy do ponownego rozpatrzenia powstaje wątpliwość, która z komisji powinna prowadzić postępowanie, jeżeli z decyzji organu odwoławczego to nie wynika. Z powyższych względów, umożliwiających podważenie rozstrzygnięcia wydanego w postępowaniu rekrutacyjnym z powodu uchybień proceduralnych, przedstawione rozwiązanie – chociaż formalnie niewykluczone – nie wydaje się trafne.

Przebieg postępowania

Z konkursowego trybu postępowania można wyprowadzić wniosek, że po dokonaniu oceny kandydatów powinna być sporządzona lista rankingowa, będąca następnie podstawą do ustalenia listy osób przyjętych i wydania decyzji dotyczących wszystkich kandydatów. Sama procedura prowadząca do dokonania powyższych czynności nie została w ustawie unormowana. Z reguły występują etapy: ogłoszenia o rekrutacji, składania dokumentów, ich oceny, ewentualnego etapu ustnego, który może mieć różny cel i przebieg.

Kwestią, która nie wynika wprost z przepisów ustawy, ale która wydaje się niezbędna ze względu na zapewnienie prawidłowego przebiegu postępowania, jest szczegółowe jego uregulowanie w uchwale rekrutacyjnej. O ile wymagane dokumenty i termin ich złożenia są w zasadzie w każdym przypadku jednoznacznie określone, to w pozostałym zakresie czynności dokonywane podczas rekrutacji bywają pozostawione do uznania komisji, co skutkuje różnorodnymi trudnościami. Dotyczy to przede wszystkim oceniania kandydatów. Można postawić postulat, że jednoznacznie wymienione powinny być nie tylko same okoliczności oceniane u kandydatów, ale też ich waga wyrażająca się w możliwej do uzyskania liczbie punktów.

Zagadnieniem, które z reguły nie jest regulowane w uchwałach rekrutacyjnych, a które ma zasadnicze znaczenie z punktu widzenia kontroli prawidłowości postępowania, jest sposób podejmowania decyzji przez komisję. Wskazane jest ustalenie z góry, czy członkowie tego organu podejmują rozstrzygnięcia dotyczące poszczególnych kandydatów w drodze konsensusu, głosowania, czy może przyznają punkty, z których następnie jest wyciągana średnia ocen.

Kwestią mającą zasadnicze znaczenie jest dokumentowanie dokonywanych czynności. To zagadnienie również jest z reguły w uchwałach rekrutacyjnych pomijane milczeniem. Tymczasem przebieg postępowania powinien być protokołowany. Mając na uwadze daleko idące możliwe rozbieżności co do treści i stopnia szczegółowości protokołu, kwestie te należałoby jednoznacznie rozstrzygnąć. Ma to istotne znaczenie nie tylko z punktu widzenia interesu samych kandydatów, ale również członków komisji, którzy przy sporządzaniu decyzji, w szczególności odmownych, mają obowiązek wskazania, jakie okoliczności przesądziły o ocenie określonego kandydata i jakie względy zdecydowały o treści rozstrzygnięcia.

Decyzja o przyjęciu albo nieprzyjęciu na studia doktoranckie powinna być doręczona każdemu z kandydatów. Niekiedy praktykowane jest odstępowanie od wydawania indywidualnych decyzji i ograniczenie się do podania do publicznej wiadomości listy osób przyjętych i nieprzyjętych. Czasem spotkać się można również z niewydawaniem decyzji pozytywnych, a jedynie negatywnych. Należy zauważyć, że doręczenie decyzji pozytywnej również ma znaczenie z punktu widzenia interesu kandydata, który w odwołaniu może kwestionować wynik postępowania decydujący o przyjęciu go na określonym miejscu listy rankingowej. Okoliczność ta ma bowiem znaczenie, chociażby z punktu widzenia możliwości uzyskania stypendium. Z formalnego punktu widzenia brak doręczenia decyzji sprawia, że nie wywołuje ona skutków, a więc danej osoby nie należałoby w ogóle uważać za doktoranta.

Według Prawa o szkolnictwie wyższym wyniki postępowania rekrutacyjnego są jawne. To lakoniczne sformułowanie wymaga rozwinięcia. W teorii prawa wyróżnia się jawność wewnętrzną – dla uczestników danego postępowania, oraz zewnętrzną – dla wszystkich osób, również niebiorących w nim udziału. Biorąc pod uwagę obowiązujące w postępowaniu rekrutacyjnym zasady procedury administracyjnej, należy przyjąć, że każdy z kandydatów powinien mieć zagwarantowaną możliwość zapoznania się z dokumentami utrwalającymi przebieg postępowania i czynności komisji, nie tylko w zakresie dotyczącym jego samego, ale również kontrkandydatów. Ze względu na konkursowy tryb postępowania jest to konieczne do skontrolowania jego prawidłowości i wniesienia ewentualnego odwołania. Ponieważ obowiązek zapewnienia jawności wewnętrznej i tak występuje, należy przyjąć, że omawiany przepis dotyczy jawności zewnętrznej – podania do wiadomości innych osób, również spoza uczelni. Należy mieć na uwadze, że wynikami postępowania są decyzje o przyjęciu i nieprzyjęciu określonych osób. Nie wydaje się zatem konieczne publikowanie nawet uzyskanej przez nie liczby punktów. Ze względu na jednoznaczne brzmienie przepisu nie wydaje się dopuszczalne anonimizowanie wyników postępowania, np. poprzez podanie do wiadomości wyłącznie numerów PESEL kandydatów zamiast ich imion i nazwisk. Choć oczywiście można postawić pytanie o celowość ujawniania okoliczności, że dana osoba – wskazana z imienia i nazwiska – wzięła udział w rekrutacji i nie została przyjęta.

Decyzja wydawana przez komisję rekrutacyjną

Odrębnie należy odnieść się do wymaganej treści decyzji wydawanej w postępowaniu rekrutacyjnym. Występujące w tym zakresie – nieraz daleko idące – błędy wydają się wynikać z chęci zaoszczędzenia czasu i pracy członków komisji.

W Kodeksie postępowania administracyjnego wskazano, że decyzja administracyjna powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego – bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi [art. 107 § 1 k.p.a.]. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa [art. 107 § 2 k.p.a.].

Organem wydającym decyzję jest sama komisja rekrutacyjna. W świetle przepisów jest to jednoznaczne, jednak w praktyce występują decyzje wydane w imieniu uczelni, rektora, dziekana lub innych organów.

Data wydania powinna być datą rzeczywistą. Jest to dzień, w którym członkowie komisji wydali rozstrzygnięcie. W praktyce można spotkać decyzje antydatowane albo datowane na przyszłość, na dzień rozpoczęcia roku akademickiego, kiedy zaczynają się dane studia doktoranckie.

Stroną będącą adresatem decyzji jest kandydat na studia doktoranckie. Nie jest dopuszczalne wydanie decyzji zbiorczej, skierowanej np. do wszystkich osób, które zostały przyjęte.

Podstawą prawną decyzji są wszystkie przepisy, które zostały zastosowane przez komisję wydającą rozstrzygnięcie wobec danego kandydata. W pierwszej kolejności są to regulacje prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności prawa o szkolnictwie wyższym. Następnie należy wymienić przepisy prawa wewnętrznego uczelni, tj. przede wszystkim statutu i uchwały rekrutacyjnej. Często spotkać można powoływanie się w treści decyzji wyłącznie na akty normatywne uczelni, z pominięciem ustaw.

Treścią rozstrzygnięcia jest przyjęcie albo nieprzyjęcie kandydata na określone studia doktoranckie. Niepoprawne, chociaż bez większego znaczenia praktycznego, jest zastępowanie rozstrzygnięcia sformułowaniem opisowym, stwierdzającym, że dana osoba została przyjęta na studia.

Największe trudności budzi prawidłowe sformułowanie uzasadnienia faktycznego i prawnego. Co prawda w postępowaniu rekrutacyjnym nie ma obowiązku stosowania każdego z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, jednak należy przyjąć, że uzasadnienie powinno mieć pewną minimalną treść pozwalającą kandydatowi, który nie został przyjęty, na ustalenie powodów takiego rozstrzygnięcia. Należy wskazać fakty, czyli osiągnięcia danego kandydata oraz odpowiadające im kryteria, oceniane podczas rekrutacji. Jeżeli kandydaci uzyskują wynik punktowy, należy uzasadnić, dlaczego za poszczególne kryteria została przyznana dana ich liczba. Uzasadnienie prawne powinno zawierać omówienie przepisów, na podstawie których jest prowadzona rekrutacja i dokonywana ocena. Następnie okoliczności faktyczne powinny być zestawione z treścią regulacji i prowadzić do wniosku, że w danych okolicznościach z norm prawnych wynika decyzja danej treści.

Z całą pewnością uzasadnienie decyzji nie może być ograniczone do krótkiej wzmianki, że ze względu na brak uzyskania wymaganej liczby punktów dany kandydat nie został przyjęty. Tego rodzaju decyzje – niestety częste w praktyce – mogą być skutecznie kwestionowane w postępowaniu przed rektorem albo sądem administracyjnym ze względu na naruszenie powołanych wyżej przepisów regulujących ich wymaganą treść.

Wnioski

Przeważający ciężar prawidłowego przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na studia doktoranckie spoczywa na członkach komisji rekrutacyjnej. W zdecydowanej większości są to pracownicy naukowi, posiadający najwyższe kompetencje w swojej dyscyplinie akademickiej, lecz często niewystarczające przygotowanie w zakresie prowadzenia postępowania administracyjnego. W wielu przypadkach kandydaci na studia doktoranckie godzą się z ich wynikiem i nie wnoszą środków odwoławczych. Coraz częściej pojawiają się jednak odwołania, a nawet sprawy sądowe dotyczące postępowania rekrutacyjnego.

Analiza licznych dokumentów związanych z postępowaniem na wielu uczelniach prowadzi do wniosku, że uchybienia proceduralne występują często i mają istotne znaczenie. W wielu przypadkach wykraczają poza zagadnienia czysto formalne i mogą powodować naruszenie praw uczestników rekrutacji.

Całkowite wyeliminowanie błędów proceduralnych, które zdarzają się przecież także w przypadku innych postępowań prowadzonych przez organy złożone z doświadczonych prawników lub administratywistów, wydaje się niemożliwe. W celu ich zminimalizowania należy postulować możliwie dokładne i jednoznaczne regulowanie przebiegu postępowania w uchwałach rekrutacyjnych.